Die Ausgangssituation
Im Jahr 2020 entschied sich Schmid Immobilien AG, die seit 1995 genutzte Software ImmoTop durch den modernen Nachfolger zu ersetzen. Marco Derungs, Leiter Immobilienmanagement und passionierter ImmoTop-Anwender, erkannte frühzeitig, dass dieser Schritt über eine reine technische Softwareumstellung hinausgeht. «Wir waren uns bewusst, dass dies ein Veränderungsprozess bedeutete, bei dem alles auf Neues ausgerichtet ist und das gesamte Know-how unserer Mitarbeitenden, das mit der vorherigen Software ImmoTop verbunden war, verloren geht. Dennoch haben uns die Vorteile von ImmoTop2 überzeugt und dazu bewogen, auf ImmoTop2 zu migrieren», erklärt Derungs.
Die Migration
Die Vorbereitungen für die Migration auf ImmoTop2 begannen frühzeitig. Die Mitarbeitenden wurden bereits vor der Migration auf ImmoTop2 geschult und zu Superusern ausgebildet. Dies gewährleistete, dass das Team optimal auf die Umstellung vorbereitet war. «Wir haben die Mitarbeitenden früh in den Veränderungsprozess einbezogen. Dies war wichtig», betont Herr Derungs. Eine interne Superuser-Gruppe, bestehend aus vier Personen aus verschiedenen Abteilungen unterstützte den Prozess bis zur Migration und half bei Entscheidungen.
Die Migration auf ImmoTop2 verlief überraschend reibungslos. Obwohl man mit Hindernissen gerechnet hatte, gab es keine Verzögerungen. Der Transfer der Daten von ImmoTop nach ImmoTop2 verlief problemlos. Die Anbindung des bereits verwendeten DMS-Systems ELO funktionierte ebenfalls einwandfrei. Dieser Prozess der Dokumentenarchivierung konnte mit ImmoTop2 sogar vereinfacht werden.
Das Ergebnis
Nach 10 Monaten intensiver Nutzung waren die Vorteile von ImmoTop2 bei Schmid Immobilien AG deutlich spürbar. Besonders hervorgehoben wird die prozessorientierte Ausrichtung von ImmoTop2, welche manuelle Schritte und Checklisten überflüssig macht. Das Unternehmen arbeitet dank der neuen Funktionen und Verbesserungen effizienter als zuvor. Die Zusammenarbeit mit W&W, insbesondere ihre Unterstützung während des gesamten Migrationsprozesses wurde besonders geschätzt.