Die Ausgangssituation
Die Jordi Liegenschaften Bern AG stand vor erheblichen Herausforderungen im Tagesgeschäft. Die vorhandene Software erfüllte nicht mehr die Anforderungen für die professionelle und zeitgemässe Bewirtschaftung von Immobilien. Gleichzeitig wurde das Unternehmen mit einem starken Anstieg von Mietermeldungen konfrontiert, die grösstenteils telefonisch oder per E-Mail übermittelt wurden. Diese unstrukturierte Kommunikation führte zu ineffizienten Arbeitsprozessen, erheblichem Zeitaufwand bei der Bearbeitung und letztendlich zu einer hohen Belastung.
Die Lösung
Im Jahr 2020 entschied sich die Jordi Liegenschaften Bern AG für die Implementierung von ImmoTop2. Matthias Wenger, Geschäftsführer des Unternehmens, erläutert: «Wir haben uns für ImmoTop2 und die Firma W&W entschieden, weil sie nicht nur IT-orientiert sind, sondern auch ein tiefes Verständnis für die Immobilienbewirtschaftung mitbringen. Wir schätzten die Kombination aus IT-Know-how und praktischer Bewirtschaftungserfahrung.» Dieser Schritt erforderte einen Neustart. Sämtliche Daten wurden in ImmoTop2 neu erfasst. Trotz des beträchtlichen Aufwands war dies unverzichtbar, um die Basis für die weitere Digitalisierung zu schaffen.
Im Anschluss an die Implementierung von ImmoTop2 und der erfolgreichen Anwendung der Software im Tagesgeschäft erfolgte wenige Monate später die Einführung des Tools EasyContact. Dadurch wurde das Onboarding der Mieterschaft in die Systemlandschaft von ImmoTop2 mittels eines digitalen Kontaktformulars ermöglicht.
Matthias Wenger zieht eine wichtige Lehre aus diesem Einführungsprozess: «Meine persönliche Erkenntnis daraus war, dass man nicht alles gleichzeitig angehen kann. Es überfordert sämtliche Beteiligten und erschöpft die Ressourcen. Deshalb haben wir zuerst ImmoTop2 eingeführt und anschliessend EasyContact.»
Das Ergebnis
EasyContact erwies sich als äusserst vorteilhaft. Die Reduzierung der Telefonanrufe war offensichtlich. Der eigentliche Mehrwert bestand jedoch darin, dass EasyContact die Mieter zwang, ihre Anliegen strukturiert und detailliert zu melden. Früher musste das Unternehmen oft nachfragen, um alle notwendigen Informationen zu erhalten. Dank EasyContact werden die Meldungen nun präziser erfasst, was die Qualität der Kommunikation erheblich steigert. Die nahtlose Integration von EasyContact in die Unternehmenswebseite verstärkt diesen Nutzen weiter. Matthias Wenger betont noch einen weiteren positiven Aspekt: «Da das Formular sehr einfach aufgebaut ist, kann jede Person damit arbeiten, auch wenn sie vielleicht die Sprache nicht perfekt beherrscht».
Schritt für Schritt in die digitale Zukunft
Jordi Liegenschaften Bern AG schätzt die Partnerschaft mit W&W und plant weitere digitale Tools des W&W Ökosystems zu integrieren. Für Matthias Wenger ist klar: «Der Kurs in Richtung Digitalisierung ist offensichtlich. Für uns stellt sich stets die Frage, wie viel wir gleichzeitig umsetzen. Die Möglichkeit des schrittweisen, modularen Einführens von neuen Digitalisierungsfunktionen empfinde ich als äusserst vorteilhaft.»
EasyContact
EasyContact ist ein Bestandteil des digitalen W&W Ökosystems und fungiert als Anlaufstelle für Mieteranliegen. Es erleichtert die Kommunikation und ermöglicht strukturierte Meldungen, die nahtlos in weiterführende Prozesse eingebunden werden können, wie etwa das Auftragsmanagement bis hin zur Rechnungstellung und das alles im perfekten Zusammenspiel mit ImmoTop2 und Rimo R5.