Die Digitalisierung verändert die Verwaltung von Stockwerkeigentümergemeinschaften. Für viele Verwaltungen bieten digitale Tools wie unser Onlineportal erhebliche Vorteile, die den Alltag erleichtern und Prozesse optimieren. Doch wie motivieren Sie Ihre Eigentümer dazu, diesen Schritt in die digitale Zukunft mitzugehen? Hier sind bewährte Argumente, mit denen Sie überzeugen und Ihre Eigentümer gewinnen können.
Sie kennen das sicher: Sie verschicken Einladungen, Protokolle, Abrechnungen oder Pläne per Post. Diese landen oft unter einem Stapel Papier und sind genau dann unauffindbar, wenn Sie sie dringend benötigen.
Tipp: Erklären Sie Ihren Eigentümern, dass mit einem Onlineportal all diese Dokumente zentral gespeichert und jederzeit von jedem Gerät aus abrufbar sind – vom Smartphone in den Ferien oder vom Laptop zu Hause. Nichts geht mehr verloren, und die Eigentümer haben selbständig jederzeit die Kontrolle über ihre Unterlagen.
Die Kommunikation mit Ihren Eigentümern verzögert sich oft, weil Sie telefonisch niemanden erreichen oder Unterlagen per Post verschicken müssen. Wichtige Informationen oder Unterlagen erreichen die Eigentümer nur langsam.
Tipp: Informieren Sie Ihre Eigentümer darüber, wie das Onlineportal die Kommunikation vereinfacht und beschleunigt. Sie können Informationen und Dokumente in Echtzeit übermitteln, sodass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand bleiben.
Versammlungen von Stockwerkeigentümergemeinschaften erfordern eine intensive Vorbereitung. Ohne ein digitales Portal sammeln Sie wichtige Dokumente wie Traktandenlisten, Protokolle oder Betriebskostenabrechnungen mühsam zusammen und verschicken sie aufwändig per Post.
Tipp: Mit dem Onlineportal sind alle relevanten Dokumente sofort und digital verfügbar. Ihre Eigentümer können sich in Ruhe vorbereiten und dank den digitalen Unterlagen in die verschiedenen Traktanden einarbeiten. Heben Sie hervor, wie sehr dies nicht nur jeden einzelnen Eigentümer, sondern auch die Verwaltung entlastet.
Trotz der Vorteile eines Onlineportals haben einige Eigentümer möglicherweise Vorbehalte gegenüber digitalen Tools. Sie befürchten technische Hürden oder fühlen sich von der Nutzung überfordert.
Tipp: Zeigen Sie in Ihren Versammlungen eine einfache Live-Demo des Portals, um Ängste abzubauen. Zeigen Sie, wie benutzerfreundlich das System ist, und betonen Sie, dass keine technischen Vorkenntnisse nötig sind. Teilen Sie auch Praxisbeispiele, die belegen, dass sich Eigentümer schnell an die neue Kommunikationsform gewöhnen und den zusätzlichen Komfort schätzen.
Heben Sie hervor, dass Sie als Verwaltung ein einheitliches Kommunikationsmittel anstreben. Eine verpflichtende Nutzung kann den Schritt in die digitale Welt vereinfachen.
Manche Verwaltungen erheben Gebühren für den Zugang zum Onlineportal, was bei Eigentümern auf Ablehnung stossen kann.
Tipp: Kommunizieren Sie, dass durch die Nutzung des Portals langfristig Kosten gespart werden – zum Beispiel durch die Reduktion von Druck- und Portokosten. Prüfen Sie, ob Sie diese Kosten durch interne Einsparungen oder Quersubventionierung decken können.
Idee: Wenn Sie die Gebühren weitergeben, kann eine faire Kostenaufteilung (z.B. 50/50) helfen, das Vertrauen zu stärken und die Akzeptanz zu erhöhen.
Die Digitalisierung ist eine Chance, den Alltag einfacher und effizienter zu gestalten. Durch den Einsatz eines Onlineportals profitieren Ihre Eigentümer von einem einfachen und zeitlich unabhängigen Dokumentenzugriff, einer schnellen und einfachen Kommunikation und einer effizienten Vorbereitung auf Versammlungen. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, um Unterstützung beim Onboarding-Prozess zu erhalten.
Wir beraten Sie gerne individuell zu unseren Softwarelösungen, Zusatzoptionen und beantworten Ihre Fragen persönlich. Buchen Sie hier ein persönliches Beratungsgespräch. W&W freut sich!