Die Digitalisierung verändert die Verwaltung von Stockwerkeigentümergemeinschaften. Für viele Verwaltungen bieten digitale Tools wie unser Onlineportal erhebliche Vorteile, die den Alltag erleichtern und Prozesse optimieren. Doch wie motivieren Sie Ihre Eigentümer dazu, diesen Schritt in die digitale Zukunft mitzugehen? Hier sind bewährte Argumente, mit denen Sie überzeugen und Ihre Eigentümer gewinnen können.
Wer kennt es nicht? Einladungen, Protokolle, Abrechnungen oder Pläne werden per Post verschickt, landen irgendwo unter einem Stapel Papier und sind im entscheidenden Moment unauffindbar.
Tipp: Erklären Sie Ihren Eigentümern, dass mit einem Onlineportal all diese Dokumente zentral gespeichert und jederzeit von jedem Gerät aus abrufbar sind – vom Smartphone in den Ferien oder vom Laptop zu Hause. Nichts geht mehr verloren, und die Eigentümer haben selbständig jederzeit die Kontrolle über ihre Unterlagen.
Die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Eigentümern kann sich in die Länge ziehen, weil Sie sich telefonisch nicht erreichen können oder die Unterlagen per Post verschickt werden müssen. Wichtige Informationen oder Unterlagen erreichen die Eigentümer nur langsam.
Tipp: Weisen Sie Ihre Eigentümer darauf hin, dass durch das Onlineportal die Kommunikation schneller und einfacher erfolgen kann. Informationen und Dokumente werden in Echtzeit übermittelt, sodass alle Beteiligte immer auf dem aktuellsten Stand sind.
Versammlungen von Stockwerkeigentümergemeinschaften erfordern eine intensive Vorbereitung. Ohne ein digitales Portal müssen wichtige Dokumente wie Traktandenlisten, Protokolle oder Betriebskostenabrechnungen aufwändig zusammengetragen und umständlich per Post verschickt werden.
Tipp: Mit dem Onlineportal sind alle relevanten Dokumente sofort und digital verfügbar. Ihre Eigentümer können sich in Ruhe vorbereiten und dank den digitalen Unterlagen in die verschiedenen Traktanden einarbeiten. Betonen Sie, dass dies vor allem für jeden einzelnen Eigentümer, aber auch für die Verwaltung eine deutliche Entlastung bedeutet.
Trotz der Vorteile eines Onlineportals haben einige Eigentümer möglicherweise Vorbehalte gegenüber digitalen Tools. Sie befürchten technische Hürden oder fühlen sich von der Nutzung überfordert.
Tipp: Zeigen Sie in Ihren Versammlungen eine einfache Live-Demo des Portals, um Ängste abzubauen. Erläutern Sie die Benutzerfreundlichkeit des Systems und betonen Sie, dass keine technischen Kenntnisse notwendig sind. Erwähnen Sie auch die Erfahrungen aus der Praxis, welche zeigen, dass sich die meisten Eigentümer schnell an diese neue Kommunikationsform gewöhnen und den Komfort umso mehr schätzen.
Heben Sie hervor, dass Sie als Verwaltung ein einheitliches Kommunikationsmittel anstreben. Eine verpflichtende Nutzung kann den Schritt in die digitale Welt vereinfachen.
Manche Verwaltungen erheben Gebühren für den Zugang zum Onlineportal, was bei Eigentümern auf Ablehnung stossen kann.
Tipp: Kommunizieren Sie, dass durch die Nutzung des Portals langfristig Kosten gespart werden – zum Beispiel durch die Reduktion von Druck- und Portokosten. Prüfen Sie, ob die Kosten durch interne Einsparungen oder Quersubventionierung gedeckt werden können.
Idee: Wenn Sie die Gebühren weitergeben, kann eine faire Kostenaufteilung (z.B. 50/50) helfen, das Vertrauen zu stärken und die Akzeptanz zu erhöhen.
Die Digitalisierung ist eine Chance, den Alltag einfacher und effizienter zu gestalten. Durch den Einsatz eines Onlineportals profitieren Ihre Eigentümer von einem einfachen und zeitlich unabhängigen Dokumentenzugriff, einer schnellen und einfachen Kommunikation und einer effizienten Vorbereitung auf Versammlungen. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, um Unterstützung beim Onboarding-Prozess zu erhalten.
Gerne beraten wir Sie individuell zu unseren Softwarelösungen, Zusatzoptionen oder sind für weitere Fragen für Sie da. Buchen Sie hier ein persönliches Beratungsgespräch. W&W freut sich!