ImmoTop2: Prozesse digitalisieren und automatisieren

Mit der ImmoTop2 Version 2.6 können Sie auf verschiedene Arten Ihre Dokumente digitalisieren und Ihre Prozesse automatisieren. Die Prozesse reichen von der einfachen Ablage via Drag and Drop bis hin zum vollautomatisierten Kreditorenworkflow. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten auf.

e-Dossier

Die Funktion e-Dossier ist im Standard von ImmoTop2 enthalten und ermöglicht eine einfache Ablage von Dokumenten via Drag and Drop. So lassen sich einfach Mieter, Liegenschafts- und Objektdossiers anlegen und können per Knopfdruck angezeigt werden. Auch können Belege einer FIBU Buchung oder Bilder von Liegenschaften/Objekten für die direkte Insertion auf die gängigen Plattformen archiviert werden.

e-Dossier Plus

Mit der Zusatzoption e-Dossier Plus gehören Papierdossiers definitiv der Vergangenheit an. Das e-Dossier Plus ist die digitale Dokumentenablage in ImmoTop2. Damit automatisieren Sie dokumentenbasierte Arbeitsabläufe im Tagesgeschäft und schaffen Zeit für andere Aufgaben. Alle aus ImmoTop2 generierten Dokumente und Kreditorenbelege werden direkt an der richtigen Stelle im ImmoTop2 archiviert. So werden automatisch Dossiers für Mieter, Objekte und Liegenschaften erstellt. Dokumente wie Mieterkorrespondenz (HKNK Abrechnungen, Mahnungen etc.) und weitere Auswertungen werden direkt bei der Erstellung indexiert und automatisch archiviert. Dieser Automatismus funktioniert auch über mehrere Mieter oder Liegenschaften hinweg, so dass mehrere Dokumente gleichzeitig archiviert werden können.

Eine weitere grosse Erleichterung für Sie ist die automatische Archivierung von Kreditorenbelegen. Diese Funktion ist im e-Dossier Plus integriert. Sie können Rechnungen via Drag and Drop direkt in die Kreditorenmaske ziehen. ImmoTop2 liest automatisch die relevanten Daten heraus, erkennt den Kreditor und übernimmt den Rechnungsbetrag. Danach kann die Kontierung vervollständigt werden und die Rechnung ist direkt der Buchung angehängt.

Als Alternative können Sie Ihre Rechnungen auch scannen. ImmoTop2 wird diese anhand der Funktion «scan to folder» in einem Ordner nach Ihrer Wahl im Explorer automatisch archivieren. Dieser Archivordner, genannt «Hotfolder», wird von ImmoTop2 überwacht. Sobald eine Rechnung dort erscheint, wird diese automatisch ins Kreditorenmodul importiert, die Daten ausgelesen und zur Finalisierung der Kontierung beigelegt.

DMS-Schnittstelle für den Kreditorenworkflow

Die neuste Zusatzoption zum e-Dossier Plus ist die offene DMS-Schnittstelle. Mit dieser Option kann ein beliebiges DMS-System an ImmoTop2 angebunden und somit Ihren ganzen Kreditorenprozess automatisiert und digitalisiert werden. Sie definieren Ihren gewünschten Prozess direkt mit dem von Ihnen ausgewählten DMS Anbieter. Als Klassiker deckt der Kreditoren-Workflow sämtliche Grundfunktionalitäten für einen papierlosen Prozess mit Kreditorenrechnungen ab. Eingehende Rechnungen (Papier, PDF oder E-Rechnung) werden gescannt und automatisch an den Kreditoren-Workflow übergeben. Innerhalb des Prozesses erfolgt die Kontierung, Visierung und Freigabe der Rechnungen, welche anschliessend an ImmoTop2 übergeben werden. Dabei werden automatisch die Belege erzeugt und mit den Dokumenten verknüpft und im DMS-System archiviert.

Wie kann ich danach die digitalen Dokumente nutzen?

Im ImmoTop2 gibt es verschiedene Möglichkeiten, archivierte Dokumente wieder aufzurufen. Zum einen eignet sich hierfür die Suchfunktion. Zum anderen besteht die Möglichkeit, Dokumente beispielsweise pro Liegenschaft und Dokumententyp aufzubereiten und zu exportieren. Diese können Sie anschliessend Ihren Eigentümern zur Verfügung stellen.

Die effizienteste Art, Dokumente externen Anspruchsgruppen zur Verfügung zu stellen, ist über unser Portal. Unser Portal kann sämtliche Dokumente aus dem e-Dossier Plus automatisch anzeigen. Weitere Informationen zum Portal für Eigentümer und STWEG-Eigentümer finden Sie hier.