Die Digitalisierung ist der Weg zu mehr Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit in der Immobilienverwaltung. Dennoch scheitern viele Digitalisierungsprojekte an vermeidbaren Fehlern. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Stolpersteine es gibt – und erhalten wertvolle Ansätze, mit denen Sie Ihre Digitalisierung erfolgreich vorantreiben können.
Viele Immobilienverwaltungen starten Digitalisierungsprojekte, ohne zuvor klare Ziele zu definieren. Dies führt nicht nur zu unnötigen Kosten und ineffizienten Prozessen, sondern auch dazu, dass Prioritäten fehlen. Oft bleibt unklar, welche Aufgaben besonders dringlich sind und es fehlt an Transparenz sowie einer strukturierten Analyse der Abläufe. Infolgedessen bleiben ineffiziente Prozesse oft unentdeckt.
Lösung: Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse gründlich. Stellen Sie Fragen wie: Welche Aufgaben kosten am meisten Zeit? Wo treten regelmässig Engpässe oder Probleme auf? Sobald Sie die Problemfelder identifiziert haben, können Sie konkrete und messbare Ziele definieren.
Beispiel: Stellen Sie sich vor, Ihre Eigentümer erhalten alle wichtigen Informationen wie Finanzdaten und Mieterspiegel tagesaktuell und jederzeit verfügbar. Das reduziert Rückfragen und gibt Ihrem Team wertvolle Zeit zurück.
Viele Unternehmen arbeiten mit isolierten Systemen, die nicht miteinander kommunizieren. Das Resultat sind Doppelarbeit und fehleranfällige Prozesse, weil Informationen mehrfach manuell eingegeben werden müssen. Zusätzlich erschwert die fehlende Integration eine ganzheitliche Sicht auf wichtige Unternehmenskennzahlen.
Lösung: Setzen Sie auf eine zentrale Plattform, die alle relevanten Systeme miteinander verbindet. Mit Rimo R5 und ImmoTop2 können z. B. alle Prozesse – von der Abrechnung bis zur Kommunikation – in einer Plattform zentralisiert werden. Dank integrierter Schnittstellen stehen alle Daten automatisch in den relevanten Modulen zur Verfügung.
Beispiel: Die Kombination von EasyContact und dem Ticketing-System als digitale Mieterkommunikationsplattform. Mieteranfragen, die über das digitales Kontaktformular erfasst werden, gelangen direkt ins Ticketing und werden dort verwaltet und automatisch historisiert. Dadurch verkürzen sich die Bearbeitungszeiten erheblich, während die Kundenzufriedenheit steigt.
Für den erfolgreichen Einsatz einer Software ist es entscheidend, dass die Mitarbeiter sie aktiv nutzen. Doch häufig wirken neue Systeme auf sie kompliziert oder sie befürchten, dass die Digitalisierung ihre Arbeitsplätze gefährden könnte. Solche Widerstände entstehen meist durch unzureichende Schulungen oder eine fehlende Kommunikation der Vorteile, die die neuen Tools mit sich bringen.
Lösung: Stellen Sie die Benutzerfreundlichkeit der Software in den Mittelpunkt. Der Softwareanbieter bietet praxisorientierte Schulungen an, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter schnell mit den neuen Tools vertraut werden. Kommunizieren Sie klar, welche Vorteile die Digitalisierung den Mitarbeitern bringt, etwa durch die Reduktion monotoner Aufgaben. Schaffen Sie eine Kultur des Mitgestaltens, in der die Mitarbeiter frühzeitig eingebunden werden und Feedback geben können.
Beispiel: Die umfangreichen Schulungen von W&W zeigen in der Praxis, wie Mitarbeiter effizient in die Nutzung neuer Tools eingeführt werden können, damit das volle Potenzial der Software ausgeschöpft werden kann.
Verwandeln Sie Herausforderungen in Chancen und bringen Sie Ihre Verwaltung auf das nächste Level. Mit unserem 5-Schritte-Plan ebnen Sie den Weg zu einer erfolgreichen digitalen Transformation.